Pamela Espinosa b.
Psicóloga, Magíster en Desarrollo Organizacional/
www.consultoradesafio.cl
Cuántas veces hemos tenido reuniones de trabajo interminables, que pasan de un tema a otro, (¡porque todos son importantes!) pero finalmente no se avanza mucho y se llega a compromisos poco claros. Ser eficaces en la gestión de nuestro tiempo es fundamental para lograr los objetivos que nos planteamos, sobre todo en el trabajo.
Según el biólogo chileno Humberto Maturana, las empresas y corporaciones son un cúmulo de redes conversacionales, en el que día a día las personas acordamos y coordinamos una sucesión de compromisos, con los cuales hacemos funcionar la operativa diaria. Esto significa que la calidad de nuestras conversaciones y acuerdos, sostenidos en el tiempo, determinan nuestros logros de objetivos.
La capacidad de ser comunicadores efectivos toma entonces una relevancia mucho mayor desde este punto de vista. Revisemos una herramienta relevante para la coordinación efectiva: la reunión efectiva de trabajo.
La metodología de reuniones efectivas es una modalidad de organización del trabajo que puede aplicarse adaptándola a las necesidades del equipo y a su planificación. Esto significa que el método es flexible, sin embargo deben mantenerse ciertos aspectos fundamentales para asegurar el funcionamiento coordinado, informado e integrado.
Algunos consejos:
1. Antes de citar a reunión, defina qué tipo de reunión requiere a) informativa; b) resolutiva (necesita reunir a los responsables para tomar una decisión); o c) de ajuste (se reúne con su colaborador para pedirle que mejore su desempeño.
2. Comience la reunión con la lectura de los compromisos anteriores, el objetivo de la reunión y los temas a tratar.
3. Defina los roles de moderador y secretario. El moderador será el responsable de medir el tiempo y de asegurar que la conversación se ajuste a la pauta y el objetivo acordado. El secretario será quien tome nota de los análisis y decisiones tomados en la reunión y los enviará a los asistentes tras finalizar.
4. Cierre la reunión con la lectura de los compromisos adquiridos y con los principales temas a recordar. Esto es clave, pues serán esos compromisos los que deberá monitorear para evaluar cuán exitosa fue la reunión.
Tener la capacidad de comunicarnos con efectividad es la base para coordinar el adecuado funcionamiento de un equipo de trabajo. Recuerde que no es lo mismo conversar con una sola persona que dirigir una reunión de trabajo productiva y útil. Sus reuniones ganarán en credibilidad y usted será evaluado como un mejor líder. ¡Atrévase a ponerlo en práctica!