Cuando pensamos en el calentamiento global se nos vienen a la mente imágenes de bolsas plásticas flotando en el mar, osos polares a la deriva sobre un iceberg desprendido de su glaciar, voraces incendios forestales, animales desnutridos, violentas tormentas… todo señal de un ecosistema dañado por el accionar del hombre. Muchas veces la sensación que nos invade tiene que ver con impotencia, ya que ‘¿cómo un solo individo puede ayudar a mejorar todo eso?’.
“La pelea contra el calentamiento global es colectiva pero también es individual”, dice el gerente general de Despapeliza, Rodrigo Mortara, plataforma para digitalizar la documentación de las empresas.
Hace 12 años nació esta empresa que partió digitalizando documentos en papel mediante el escaneo. En ese ir y venir de contratos, permisos, autorizaciones, formularios y un sinfín de papeles con firmas de diversas personas, los creadores comenzaron a pensar en cómo lograr que los documentos nacieran en formato digital, fueran firmados en formato digital y tuviesen validez en formato digital.
Durante una docena de años, se ha dedicado precisamente a eso: automatizar procesos que permiten la creación de documentos digitales.
“Con el tiempo, hemos madurado nuestros procesos, lo que nos permite que los documentos originales no necesiten ser pasados a digital, sino que se originen en formato digital. A través de distintas plataformas de automatización de procesos los documentos nacen en electrónico y si es necesario, cuentan con firma electrónica. Así, se tiene un documento electrónico desde el origen con firma electrónica desde el origen y así evitamos toneladas de papel”, explica el gerente general de la plataforma quien, a modo de ejemplo, cuenta que una empresa minera de demora entre 1 y 2 años en tramitar los permisos medioambientales relacionados con su operación, con una cantidad de papeles equivalente a 10 camionadas completas.
“Desde el punto de vista medioambiental es completamente contradictorio exigir documentación equivalente a 10 camiones repletos de papel para cumplir con normativas de protección del ecosistema. Los papeles requeridos representan en sí un daño al medioambiente representado por miles de árboles talados y millones de litros de agua que se necesitarían para reforestar”, agrega.
Afortunadamente, despapelizar las operaciones de las empresas -sean estas grandes corporaciones nacionales o internacionales o pequeños y medianos comercios y negocios- es una realidad en la actualidad gracias a la existencia de tecnología que permite crear documentos en formato Word o Excel e ir conformando su validez a medida que van tomando forma.
“Gracias a la tecnología de pantallas táctiles podemos firmar documentos como pagaré de la urgencia o la matrícula del colegio, universidad o instituto. Ya no es necesario imprimir esas cuatro a ocho páginas por persona. Esto no solo es un ahorro en términos de dinero (impresora, papel, tinta, electricidad), sino que además es un menor impacto en el medioambiente, acción fundamental para avanzar en la lucha contra el cambio climático y el cumplimiento del Acuerdo de París”, añade el ejecutivo.
Las limitaciones de contacto humano y traspaso de elementos físicos que ha impuesto la pandemia ha sido un buen impulsor de buscar soluciones digitales para la documentación. “Las empresas están muy cerca del cero papel. Es mucho más factible migrar hacia el cero papel para los privados, ya que sus documentos no requieren de una validación notarial, que es el único ámbito donde no podemos aspirar a eliminar el papel”, comenta Mortara, quien agrega que la firma electrónica de algunos documentos es como ‘el postre’, pero que lo importante es la automatización del proceso que permite crear el documento como digital desde el inicio.
“No tiene sentido crear un documento, imprimirlo, firmarlo y luego escanearlo. Eso no es eficiente y el escaneo final no califica como ‘documento electrónico’. Lo importante es hacer el cambio cultural y pensar los documentos desde el inicio como digitales. La tecnología de hoy permite que el documento nunca pase por impresora. A eso lo llamamos automatización de procesos y a eso nos dedicamos nosotros, dándole soluciones a grandes corporaciones en Despapeliza. Además, la burocracia del documento es mucho menor cuando el documento es digital y no papel. El testimonio de nuestros clientes es que el 100% de nuestra cartera ha manifestado sentirse más livianos, ágiles, rápidos, eficientes”, puntualiza.
Con la tecnología al alcance, la despapelización se transforma más en un tema cultural. “Migrar hacia el cero papel tiene que ver con un compromiso consciente sobre el impacto del negocio. Existe una necesidad de cambiar y adoptar políticas y acciones de responsabilidad social centradas en mejorar los hábitos para proteger el medioambiente y la creación de residuos contaminantes. Las oficinas sin papel son más respetuosas con el entorno a la vez que se modernizan en sus procedimientos. El ‘cero papel’ es el camino hacia la forma de hacer negocios del futuro”, cerró el ejecutivo.