La reunionitis y la juntitis son un mal muy extendido en las empresas chilenas. En promedio, no somos buenos planificadores, sino que se hace la reunión para buscar soluciones en forma colectiva, o para hacer críticas y retar a alguien. El resultado no podría ser otro: pérdida de productividad en la organización.
Una cuenta sencilla da una idea de esa pérdida de productividad. Una hora de reunión mal realizada con 10 personas, no es una hora perdida: son 10 horas perdidas.
En este tema ocurre algo similar que con las redes sociales y el correo electrónico. Las reuniones son otro de los grandes ladrones de tiempo en el trabajo y quizás sea la actividad que mayor número de horas productivas nos quita todos los días.
Pero en eso no hay que confundirse. Está claro que las reuniones son una vía muy extendida en las empresas para unificar criterios e integrar objetivos. Son parte de la vida de las organizaciones. Pero es preciso tener cuidado, puesto que si no se planifican y organizan adecuadamente, se convierten en un despilfarro de tiempo y de productividad.
Tanto es así que muchas reuniones están justificadas, justamente, porque no se evalúan sus costos, aunque su contabilidad es sencilla: el costo de una reunión es igual a la suma de las horas empleadas de cada persona dividida por su “costo” (sueldo, imposiciones, etc.) para la organización. Si cinco personas se reúnen una hora por día, o bien se juntan 2,5 horas, dos veces por semana, el resultado es de 1.200 horas anuales dedicadas a reuniones que no raras veces son muy improductivas.
La pérdida de productividad a raíz de la tendencia a reunirse sin planificación y sin objetivos claros es sólo una forma de mermar los recursos de las organizaciones. De hecho, el panorama de la pérdida de tiempo en el trabajo, en Chile, quedó expresado en una encuesta realizada hace un par de años por Salary.com. Los resultados: siete de cada 10 encuestados respondieron que pierden el tiempo en el trabajo todos los días. El 34% de los participantes de la encuesta dijo que habitualmente malgasta 30 minutos todos los días y otro 24% establece que pierde hasta 60 minutos diarios. El 21% informó que disminuye el ritmo de 1 o 2 veces por semana y sólo el 10% restante dijo que nunca pierde tiempo en el trabajo. Es decir, según la encuesta, los empleadores sólo están recibiendo lo que esperaban de 1 entre cada 10 empleados.
De la encuesta aplicada a 1.000 personas, se identificaron los siete mayores factores de distracción en el trabajo: Excesivas reuniones (19%), Miembros del equipo ineficientes (17%), Compañeros de trabajo (17%), Políticas de la Empresa (13%), Demasiado trabajo (13%), Otro (11%), Jefe (8%).
Si queremos competir en las grandes ligas de las economías del mundo, resulta evidente que entre las materias para aumentar la productividad en Chile es imperioso eliminar las nocivas formas de “sacar la vuelta” con distracciones. Las reuniones, que en apariencia pueden traer grandes beneficios para los equipos humanos y las organizaciones, pueden traer resultados no deseables. Si no hay una pauta bien definida, con toda seguridad habrá despilfarro de recursos.