Esta herramienta facilita la legalización de documentos que tradicionalmente deben hacerse de manera presencial en notaría.
Con las cuarentenas sucesivas y con corto plazo de aviso, muchas veces es difícil planificar las idas a la notaría para legalizar documentos. Por eso, la firma electrónica es una alternativa para hacer trámites de manera remota en tiempos en lo que no siempre es posible acudir de manera presencial a la notaría, o bien, si se prefiere no hacerlo para evitar exponerse a posibles fuentes de contagio. Hoy empresas chilenas especializadas en firma electrónica, consideran 5 trámites más comunes que se pueden hacer de manera digital gracias a la validez legal que la tecnología le otorga a la firma electrónica.
“Existen múltiples trámites que se pueden legalizar a través de la firma electrónica, eliminando la necesidad presencial, lo cual es una ventaja desde el punto de vista de tiempo y, en pandemia, es una manera de evitar posibles contagios en lugares concurridos”, explica Rodrigo Mortara, gerente general de Despapeliza y como explicó anteriormente a Diario Concepción, Ramón García, notario público.
El papeleo y la gestión de contratos y documentos sigue siendo una de las barreras con las que deben lidiar pequeñas, medianas y grandes empresas, por lo que gestionar, firmar y organizar todos los documentos en cualquier dispositivo y en cualquier lugar, y con pleno valor legal, es una ventaja, como señala Mortara.
La firma funciona a través de una interfaz web, la cual no requiere instalación, la que puede entregar una experiencia digital, amigable y simple a los usuarios, permitiendo maximizar el tiempo y recursos y mejorar el retorno de su gestión, agrega el gerente general de la compañía.
Dentro de los trámites, contratos o documentos que la firma electrónica permite firmar se encuentran:
Contratos/finiquitos/anexos laborales: tanto los contratos como los finiquitos deben estar legalizados. Con la alternativa de la firma electrónica este trámite es mucho más expedito y evita las esperas asociadas a estos procesos, dando tranquilidad tanto al trabajador como al empleador para casos de contratación o desvinculación. También aplica para legalización de contratos a honorarios.
Documentación del área de salud: orientado a fichas médicas personales, recetas médicas, derechos/consentimientos e información/aprobación de procedimientos. Cobra especial relevancia para los tiempos actuales en el contexto de la pandemia. Ideal para uso de clínicas, hospitales y otros centros asistenciales.
Autorizaciones, poderes y declaraciones juradas: todo tipo de documentación que habilita a un tercero a acceder a los derechos o beneficios de un bien o servicio o la representación de una persona natural o judicial para otros trámites. También declaraciones juradas donde un representante legal pone de manifiesto una declaración que queda registrada para efectos legales.
Documentación administrativa: órdenes de compra, gestión de aprobación de facturas, incluso actas de directorio y cartas bancarias, todo con fines administrativos de una empresa.
Copias legalizadas: desde títulos profesionales hasta documentación personal, o bien documentación propia de una organización de la que se requiere una copia con validez legal.
Contar con una solución electrónica para la tramitación de documentación legal es muy útil en tiempos de pandemia, ya que uno de los principales beneficios asociados a la gestión virtual de estos documentos es el ahorro de tiempo de los involucrados y la agilización del proceso logrado gracias a las eficiencias obtenidas de la automatización.